Главное управление юстиции
Брестского областного исполнительного комитета

Общественным объединениям на заметку.

Основные правила составления и оформления протокола

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, касающихся деятельности общественного объединения.

Во избежание ошибок рассмотрим правила оформления протокола полной формы.

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например:

Присутствовали - 17 человек (список прилагается).

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Например:

Повестка дня:

О планах работы на 2019 год.

Сообщение председателя Совета В.А.Сокола.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

Например:

СЛУШАЛИ:

Иванову О.Л. - Текст выступления прилагается.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" текст оформляется аналогично разделу "СЛУШАЛИ". В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" записываются принятые решения по вопросу.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

Сроки хранения протоколов

Протоколы заседания коллегиальных органов в организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей хранятся постоянно; в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет.

Главный специалист отдела регистрации юридических лиц

главного управления юстиции Брестского облисполкома

В.В.Корчагина

Опубликовано в газете «Заря» №13 от 12.02.2020